住宅型老人ホームの事務員を３ヶ月ほどしている者です。
委託している訪問ヘルパーさんたちがいろいろと言ってくるのですが、生保の入居者なので金銭面で余裕がなくあまり応えることができません。
介護が素人でネット知識だけで申し訳ないのですが、訪問ヘルパーさんはご自宅にある物で介助をするようなことを知ったのですが、ご自宅にご用意できていない時はどうしているのでしょうか？金銭管理をしている事務員に直接言うのですか？それともケアマネージャーさんにお伝えするのでしょうか？介護事業社にもよるらしいのですが…

事務員に関係ない事なので、聞かなくてよい。
利用者本人とその家族と訪問事業所と担当ケアマネで話し合う事だ。
事務員には無関係の話である。

それでは本来の事務仕事が滞ってしまいますよね。そもそもヘルパーさん達の中にはその辺りの事を理解していない方もいらっしゃるかと思います。その件に関してはサ責を通してからの金銭取り扱いなのですから、今後そう言う事が無いように、上司に上手く伝えていくより無いですよ。きっと、組織で働いた事が無い方々が、誰彼なり言ってくるのですから。

訪問介護ステーションのサ責に、訪問介護員から相談して、サ責がケアマネージャーに相談でしょうね。
ですから、事務員さんは、現状は知っておいて、サ責からケアマネージャーに相談が良いと思いますよ。私は、事務員ですから、何の決定権も有りませんので。　これで良いかと思いますよ。

住宅型有料老人ホームに入居されている生活保護の要介護者で生活に必要な物品に関してという前提で考えると、まずその物品が本人が準備すべきものなのか、あるいは施設が準備すべきか考える必要があります。
施設準備物であれば管理規定等に沿って物品購入をされれば済むと思います。
個人の購入の場合、生活保護だと高額物品は難しいと思うので代替策を考えましょう。日用品等であればレシートや領収書等をきちんと保管し金銭管理を行えばよいと思いますが、不正利用を疑われないためにも、本人の同意を取るのが良いと思います。第三者を入れておくと安心なのでケアマネージャーさんと一緒に内容説明をおこなうなどし、文書記録を保管すると良いと思います。
金銭管理について、個人的には本来は施設が管理するのは大変手間がかかりトラブル要件にもなりかねないので親族や成年後見人、あるいは公的な金銭管理のサービスを利用すると良いと思っています。